איבדתם שליטה בהוצאות? בין אם אתם מנהלים תקציב משפחתי ובין אם מנהלים עסק – הכתבה הזאת בשבילכם
ניהול של תקציב משפחתי דומה במידה רבה לניהול תקציב של עסק, במיוחד עסק קטן. המפתח הוא הוצאה מבוקרת, מעקב ומניעה של הגדלת המינוס. מדוע חיוני לנהל את התקציב הביתי ולגייס את כל המשפחה לנושא, במיוחד אם אתם עצמאים ואיך תעשו זאת?
תוכן מקודם
מאת: זאב רונן, יועץ עסקי, מנכ"ל מצוינות בעסקים
לא פעם אני פוגש אנשים, שמופתעים ונלחצים משיחות טלפון מהבנק בו מתנהל החשבון שלהם.
הכלל הראשון והחשוב ביותר הוא לא להיכנס למינוס בחשבון שלנו. המינוס עולה לנו הרבה מאד כסף. הבנק מצדו מרוויח מהמינוס שלנו כל עוד אנחנו נמצאים בגבולות שהבנק הגדיר ויש לבנק ביטחון שנחזיר את החוב, הוא יאפשר לנו (אולי אפילו בשמחה) להישאר במינוס.
לכן השמירה על חשבון חיובי או לפחות במינוס מעל הגבול שהוגדר לנו, היא אינטרס שלנו.
הכלל הזה מחייב אותנו לנהל את התקציב הביתי.
הכלל השני הוא המידע. תמיד תדעו מה מצב החשבון שלכם בבנק ומה צפוי להיות. אם אתם יודעים שהמינוס שלכם גדל, הקדימו את הבנק בשיחת הטלפון כדי לגבש תוכנית לפעולה.
כך תנהלו את תזרים המזומנים שלכם
תזרים המזומנים כשמו כן הוא: מציג את זרם המזומנים שלנו, הכנסות והוצאות.
הכרה וניהול של תזרים המזומנים שלנו הוא כלי חשוב לקיום שני הכללים למעלה. המידע הוא הכרת המצב בהווה ובעתיד ומכאן היכולת לנהל את ההוצאות שלנו.
כדי לנהל את התקציב הביתי, חשוב ביותר שנכיר את תזרים המזומנים שלנו.
ניהול תזרים המזומנים נראה מאיים, אבל בעצם זה די פשוט.
נתחיל בהכנסות. יש 3 אפשרויות ואולי ואריאציות של חיבור מסוים ביניהם:
- אם אתם שכירים, אין בעיה. יש מועד קבוע בו אתם מקבלים את המשכורת והיא פחות או יותר קבועה או בסדרי גודל דומים מחודש לחודש.
- אם אתם עצמאיים ששולחים חשבוניות ללקוחות, אתם אמורים לדעת כמה כסף תקבלו ומתי (לנושא הגבייה אתייחס בהמשך).
- אם אתם עצמאיים שמקבלים הכנסות במזומן על בסיס מזדמן, למשל, יש לכם דוכן של פלאפל, אתם אמורים להכיר את זרם ההכנסות המוערך, פחות או יותר ולתכנן על פיו (קחו מקדם ביטחון כלפי מטה).
כאמור, ייתכנו וריאציות מעורבות בין שלוש האפשרויות, אבל הכלל ברור.
רשמו את ההכנסות הצפויות בסכום ובמועד הצפוי (מיד נבחן היכן לרשום).
הוצאות: מרבית ההוצאות שלנו גם הן ידועות. הן במועד החיוב והן בסכום החיוב. נראה מפתיע? לא ממש.
אמנה כמה מההוצאות הקבועות שלנו: ארנונה, החזר הלוואות ומשכנתא (אם יש לכם). ביטוחים למיניהם (כאשר הם לא מתבצעים דרך כרטיס האשראי).
יש גם הוצאות במועד קבוע ובסכום לא קבוע. למשל, כרטיסי האשראי, צ'קים שמסרתם, חשבונות חשמל ומים. הסכום אמנם אינו קבוע אבל בחלקו ניתן לדעת קודם לחיוב מה יהיה גובהו. אתם יודעים אילו צ'קים רשמתם, ואמורה להיות לכם יכולת לדעת מהן הוצאות האשראי הצפויות: ניתן (וגם חשוב) להיכנס מדי פעם לאתר חברת האשראי שלכם ולבחון על מה אתם אמורים לשלם. האם אתם הוצאתם את כל הסכומים שם? הכל מוכר לכם? את חשבונות המים והחשמל נעריך לפי ההיסטוריה.
היכן נרשום את ההוצאות וההכנסות?
קיימות באינטרנט כל מיני תוכנות לניהול תזרים המזומנים. אני, אישית נעזר בגיליון אקסל שבניתי לי (מוכן לשלוח למי שיבקש). אפשר אפילו לנהל את התזרים ידנית.
העיקר שתדעו מה מצבכם היום ומה צפוי.
בקרה ותיקון
היכנסו מדי פעם לחשבון הבנק שלכם דרך האינטרנט ובידקו שהרישום שלכם זהה למה שרשום בבנק.
אני ממליץ שתדירות הכניסה תהיה לפי כמות הפעולות בחשבון שלכם. אני אישית נכנס כל בוקר. במידה והרישום שלכם לא זהה למצב החשבון בבנק, כדאי לבדוק מה הסיבה.
יש לוודא שהכסף שאמור היה להיכנס – נכנס, ושאתם מכירים את כל ההוצאות.
גבייה
אם אתם עצמאיים, בואו נדבר כמה מילים על הגביה.
התקשר אלי פעם עצמאי שהיו חייבים לו מיליון שקל! אין שום סיבה להגיע למצב כזה. אני מציע לכם לעבוד בנוהל הבא:
1. מועד קבלת התשלום:
- שאפו לקבל את התשלום קרוב ככל האפשר לביצוע העבודה, אפילו מראש.
- השתדלו לקבל את התשלום בחודש שלאחר ביצוע העבודה.
- במו"מ עם הלקוח, הזכירו לו שאתם עצמאיים קטנים ולא חברה גדולה. התשלום הוא כמו המשכורת שלכם.
- הוציאו חשבוניות (חשבוניות עסקה כמובן, לא חשבונית מס) לפני סוף החודש או ביום או יומיים אחרי סוף החודש, עם תאריך ערך של סוף החודש בו בוצעה העבודה.
2. קשר אישי: הכירו את מי שאחראי על התשלום שלכם בהנהלת החשבונות של הלקוח.
3. עקבו אחרי קבלת התשלום: אם אינכם רואים בחשבון הבנק את התשלום יום אחרי היום המיועד (לוקח יום עד שרואים את התשלום בחשבון), כתבו ללקוח או להנהלת החשבונות, במלוא האדיבות אבל ללא שהיות. אם לא קיבלתם תשובה, צרו קשר טלפוני. לא זכיתם למענה? התקשרו למנהל הכי בכיר שמולו אתם עובדים. שמרו כל הזמן על אדיבות, אבל תהיו אסרטיבים. אם אינכם זוכים למענה, סעו את הלקוח.
4. מנעו הצטברות חוב: הכלל החשוב ביותר, אל תאפשרו לחוב שחייבים לכם לגדול. אם אתם רואים שהלקוח לא משלם כי יש לו בעיות כספיות או בעיה אחרת, עצרו את מתן השירות. אל תגדילו את החוב שהלקוח חייב לכם.
5. אל תהיו עדינים: טפלו באסרטיביות בגבייה.
6. תביעה: במקרה האחרון, אם אין מוצא וברור לכם שיחסי העבודה עם הלקוח הסתיימו, אפשר לפנות לבית הדין לתביעות קטנות.
לחסוך או להגדיל את ההכנסה
חיסכון הוא דבר חשוב מאד. אבל תמיד חפשו דרכים להגדיל את ההכנסה.
- גייסו את המשפחה: שתפו את בני המשפחה במצב הכספי באופן פתוח. אל תתביישו ואל תיצרו מראית עין של עושר שלא קיים.
- חינוך לעבודה: עודדו את הילדים לעבוד כדי להשיג את מאווייהם. זה חינוך יקר ערך לעתידם.
סיכום
קחו אחריות על מצבכם הכספי. נהלו את חשבון הבנק, עקבו אחרי ההכנסות וההוצאות ובנו לכם תקציב שעומד באפשרויות שלכם.
